⚠️ Let op: Zie je het kopje Gastenlijst niet in je menu staan?
Deze functie staat niet standaard aan. Neem even contact op met support om deze module te laten activeren.
Een gast uitnodigen (Stappenplan)
Ga in het hoofdmenu naar Bezoekers > Gastenlijst.
Klik rechtsboven op de oranje knop Uitnodiging versturen.
Selecteer Evenement: Kies voor welk event de gastenlijst bedoeld is.
Kies methode:
Enkele uitnodiging: Voor het handmatig invoeren van 1 of enkele personen.
Lijst importeren: Heb je een Excel-bestand met veel namen? Kies dan voor deze optie om in bulk te werken. We raden aan om hier wel de hulp in te schakelen van onze support medewerker, omdat je in bulk gaat versturen.
Gegevens & Ticketkeuze
Bij een enkele uitnodiging vul je de Naam en het E-mailadres in van de ontvanger.
Vervolgens kies je welke tickets deze persoon mag ontvangen (bijvoorbeeld Zaterdag VIP) en het aantal. Dit kunnen verschillende ticketsoorten zijn.
Belangrijk: Tickets vs. Uitnodiging
Bij het kopje "Tickets of uitnodiging versturen" maak je een belangrijke keuze:
Tickets (Direct): De ontvanger krijgt direct de PDF-tickets in de mail. Hij hoeft verder niets te doen.
Uitnodiging (RSVP): De ontvanger krijgt een mail met een knop om de tickets te claimen.
Voordeel: Je weet zeker dat iemand komt. Reageert iemand niet? Dan worden er geen tickets aangemaakt (handig tegen no-shows).
Verzenden of Inplannen
Tot slot kies je de Verzendmethode:
Direct verzenden: De mail gaat er nu uit.
Inplannen: Kies een datum en tijdstip in de toekomst waarop de uitnodiging verstuurd moet worden.
Klik op Verzenden en de gast staat in je overzicht!
Status van uitnodigingen
Heb je gekozen voor de optie 'Uitnodiging'? Dan zie je in het overzicht precies wat de status is:
Verstuurd / Uitgenodigd: De mail is weg, maar de gast heeft nog geen actie ondernomen. De tickets zijn nog niet geclaimd of gepersonaliseerd.
Geaccepteerd: De gast heeft op de link geklikt en de tickets succesvol geclaimd. De tickets zijn verstuurd.
Geannuleerd: Jij hebt de uitnodiging ingetrokken. De link in de mail werkt niet meer.