Deze functie is niet standaard geactiveerd. Wil je hier gebruik van maken? Neem dan contact met ons op via chat of e-mail ([email protected]), dan activeren we het zo snel mogelijk.
Met de gastenlijst functie verstuur je bezoekers gratis tickets voor je evenement.
De bezoeker ontvangt een mail met daarin informatie over het evenement en de tickets. De tickets zijn direct te downloaden en bijgevoegd bij de mail wanneer je de standaard instellingen gebruikt. Tickets die je via de gastenlijst verzend zijn te scannen met onze scan software.
Tip: maak een extra ticket met de naam gastenlijst om deze duidelijk te onderscheiden van je reguliere verkoop.
Een enkele gastenlijst uitnodiging versturen
Klik op gastenlijst in het hoofdmenu
Klik op uitnodiging(en) versturen
Selecteer het evenement waarvoor je de uitnodiging wil versturen
Voer de gegevens van de genodigde in, kies de gewenst instellingen en verstuur de uitnodiging
Instellingen
Tickets | Selecteer hier de tickets en het aantal per ticket dat je wilt versturen. Je kunt ook verschillende ticketsoorten voor hetzelfde evenement combineren. |
Tickets of uitnodiging versturen | Kies je voor de optie tickets, dan worden deze direct meegestuurd met de gastenlijstmail. Dit is de meestgebruikte optie. Kies je voor de optie uitnodiging, dan ontvangt de bezoeker een link om de tickets zelf te claimen. Tijdens dit proces kan de bezoeker de velden en vragen invullen die bij het ticket horen. Bij een één- of meerdaags evenement worden de tickets alvast gereserveerd binnen de capaciteit. Bij een geavanceerd evenement gebeurt dit niet, en kan de gast alleen het aantal tickets claimen dat op dat moment nog beschikbaar is. |
Direct verzenden of inplannen | Het direct versturen van de uitnodiging is de meestgebruikte optie. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om de uitnodiging op een specifieke datum en tijd in te plannen. |
Gastenlijst uitnodiging beheren
Wanneer je een uitnodiging hebt verstuurd kun je nog een aantal acties uitvoeren. Je kan de uitnodiging zoeken via het gastenlijst overzicht en openen door op het order ID te klikken. Vervolgens krijg je alle beschikbare acties.
Klantgegevens
bekijk en wijzig de klantgegevens wanneer je bijvoorbeeld een verkeerde naam of e-mail adres hebt ingevuld.
Tickets opnieuw genereren
genereer de tickets opnieuw wanneer je wijzigingen hebt gemaakt in het ticket template. Let op, je zal de uitnodiging wel opnieuw moeten versturen wanneer je wil dat de bezoeker de nieuwste tickets ontvangt.
Downloaden
Download de tickets van de uitnodiging. Bijvoorbeeld om deze op een andere manier naar de bezoeker te versturen.
Mail opnieuw verzenden
Verstuur de bevestigingsmail met tickets opnieuw.
Annuleren
Hiermee annuleer de je de uitnodiging. De tickets zijn dan ongeldig en de capaciteit komt weer vrij. Let op, de bezoeker ontvangt hiervan geen notificatie vanuit het systeem.
Contactgegevens klanten
Het is mogelijk om je eigen contact gegevens te tonen in de mail die bezoekers ontvangen via een gastenlijst uitnodiging. Als er vragen zijn dan kunnen zij direct contact met je opnemen. Dit doe je via de instellingen van je organisatie.
Voorbeeld mail uitnodiging
Hieronder vind je een voorbeeld van de mail die een bezoeker ontvangt wanneer je de uitnodiging verzend. Het is niet mogelijk om de tekst in de uitnodiging aan te passen. Wel wordt de naam en banner van je evenement toegevoegd aan de uitnodiging.
Gastenlijst op basis van Excel import versturen
Je kunt eenvoudig een grote groep gasten uitnodigen door een Excel-bestand te importeren.
Met deze functie verstuur je in één keer meerdere uitnodigingen, met dezelfde mogelijkheden als een enkele uitnodiging. Omdat dit een geavanceerde functie is, moet deze eerst worden geactiveerd. Neem contact op met support voor activatie en extra uitleg.
Hoe werkt het?
Download het Excel-template – Zodra de functie is geactiveerd, kun je een sjabloon downloaden om je lijst correct op te maken.
Vul de gegevens in – Voeg per regel de voornaam, achternaam en het e-mailadres van de ontvanger toe.
Bepaal het aantal tickets – Geef per ontvanger aan hoeveel tickets de genodigde mag ontvangen door een getal in de juiste kolom in te vullen.
Importeer en verstuur – Upload het bestand en verstuur de uitnodigingen in één keer.
Heb je vragen? Ons supportteam helpt je graag verder!
Voorbeeld van het import bestand
